13 Maddede Zaman Yönetimi Tavsiyeleri

Gününüzün sosyal medya, ufak tefek işler, hayır diyememek, can sıkıntısı vb. sebeplerle eriyip gittiğini düşünüyorsanız şimdi sıralayacağım maddeler zamanınızı yönetmeniz için farkındalık oluşturabilir.

Peki normal şartlarda, zamanınızın kontrolü sizdeyse onu nasıl yönetebilirsiniz?

Hedeflerle çalışmak zamanı yönetmek için gereklidir. Çünkü hedefi olmayan gemiye hiçbir rüzgar yardım edemez. İnsanda da aynı durum geçerlidir. Hedef koymadığımızda zamanı planlamamızın bir anlamı kalmaz.

Peki doğru hedef nasıl belirlenir? Hedef belirledikten sonra nasıl uygulanır?

1. Kendinizle baş başa kalın. Daha önce hiç bu konularda düşünmediyseniz bir müddet kendinizle baş başa kalmalısınız. Bunun için rahat bir ortama geçerek kendinize yeterince zaman ayırın.
2. Tecrübelerinizi düşünün. Daha önceleri nelerle meşguldünüz? Neleri doğru yaptınız? Ne tür başarılar kazandınız? En basit tecrübeleri hatırlamak da kişinin kendine olan güvenini tazeleyeceğinden bir yere bunları not edebilirsiniz. Geçmişte kazanılan tecrübelere şunlar verilebilir: araba sürmeyi öğrenmek, madalya kazanmak, bir işte çalışmış olmak, üniversiteyi kazanmak, liseden mezun olmak.
3. Neleri istediğiniz, nelerle motive olduğunuz üzerine kafa yorun. Uğraşırken vaktinizin nasıl geçtiğini bilmediğiniz neler var? Resim çizmek, spor yapmak, kod yazmak, kitap yazmak, şarkı söylemek.
4. Motivasyonlarınıza ve ilgi alanlarınıza dayanarak ölçülebilir, gerçekçi ve net hedefler belirleyin. Doğru hedef belirlemede atılması gereken önemli adımlar var. Bitiş tarihi belirlemek, yapılabilecek hedefler koymak gibi. Gerçekçi olmayan bir hedefin uygulanması çoğu durumda umut kırıcı olur. Bu tabi ki de büyük hedef belirlememeliyiz anlamına gelmemeli.
5. Hedeflerinizi gerçekleştirmek için harekete geçin. Enstrüman öğrenmek gibi bir hedefiniz var. Hedefinizi uygulamak için ne yapabileceğiniz üzerine düşünmeniz, araştırma ve plan yapmanız, ardından harekete geçmeniz gerekir. Hangi enstrümanı öğrenmek istiyorum? Ne derecede öğreneceğim? Nerede öğrenebilirim? Ne kadar zamanımı alır? Kiminle öğreneceğim? Tahmini ne kadar sürecek? Bu gibi sorularla hedefinizi planlayıp harekete geçebilirsiniz.
6. Hedefinizi birileriyle paylaşmak. Hedeflerinizi yakın arkadaşlarınızla, aile bireylerinizle ya da sosyal medya takipçilerinizle paylaşmak isteyebilirsiniz. Çevreden alınan dönütler destekleyici olabilir.
7. Başarılarınızı ödüllendirmek. Bir hedef belirlediniz ve belirlediğiniz tarihe kadar başarıyla ilerlettiniz. Kendinizi gizlice tebrik etmeniz, :), ödüllendirmeniz, yeni hedefleri sürdürebilmede motive edici olacaktır.

Zaman, belirli bir amacı gerçekleştirmek amacıyla kullanılır. Yemek yemek, su içmek, kitap okumak, televizyon izlemek, düşünmek, çalışmak, yazmak, sosyal medyada gezinmek. Çoğumuz ufak tefek görünen işlerimizi, alışkanlıklarımızı planlamayız, analiz etmeyiz ve burada sorun başlar. Misal, telefonunuzda ne kadar vakit geçirdiğinizi kontrol ettiğinizde ufak bir şok geçirebilirsiniz.

Alışkanlıklar, belirli sıklıklarda gerçekleşir. Her gün 10 dakika egzersiz yapma alışkanlığını kazanmış birisiyle her gün hareketsiz kalan, oturduğu yerden kalkmayan birisi pek tabi aynı olmayacaktır. En içler acısı olanı da alışkanlıkların yıllar geçtikçe etkisini göstermesidir.

Kötü alışkanlıklar iyileriyle değiştirilmediği taktirde uzun vadede büyük sorunlara yol açacağından hemen harekete geçmek ve bu konuya odaklanmak gerekir. Alışkanlıklar nasıl kazanılır konusunda şu yazım size yardımcı olabilir:

Az evvel bahsettiğim hedef belirleme konusuyla çok yakından ilişkili bir konu. Boş vakitleri doldurmak. Hedef olmadığında vakti nasıl yönettiğimizin de bir mâhiyeti kalmayacağından zamanımızı boş işlerle geçirme ihtimalimiz artar. Sebepsizce sosyal medyada gezinmek bu duruma günümüzden iyi bir örnek olabilir.

Boş vakitleri doldurmak için şunlar yapılabilir:

1. Hedef belirlemek, planlamak.
2. Takvim ya da ajandayla çalışmak.
3. Alışkanlıkları yönetmek.

Son yıllarda artış gösteren odaklanma problemi zaman yönetimi konusunda da bizi baltalıyor. Öyle ki yapılan bir araştırma; çalışanların iş esnasında telefonları tarafından bölünme oranının %50 olduğunu, dikkat dağıtıcı bir eylem sonrasında odağın tamamen geri kazanılmasının 23 dakika 15 saniye sürdüğünü gösteriyor. [2]

İstatistikleri göz önünde bulundurduğumuzda odaklanma ve dikkat dağınıklığı problemlerinden kaynaklanan vaktin kazanılmasının ne denli önemli olduğunu fark edebiliriz. Bundan dolayı odaklanmayı öğrenmek zaman yönetiminde de faydalı olacaktır.

Son birkaç yılda ajanda tutamanın önemini tecrübe ettim. Ajanda tuttuğum zaman vaktimi nasıl değerlendirdiğimi, ne oranda boşa harcadığımı görebilme fırsatı yakaladım ki bu zamanımı kontrol edebilmeme olanak sağladı.

Defterleri ajanda olarak kullanabilir ya da dijital bir ajanda kullanabilirsiniz. Ajanda tutarken nelere dikkat edilmeli, nasıl ajanda tutulmalı konusunda bir yazı yazmak istiyorum. Yazdığım zaman buraya ekleyebilirim. Yazıyı uzatmamak adına şimdilik detaya girmiyorum.

Takvim kullanmak, verilebilecek tavsiyelerden bir diğeri. Herhangi bir takvim kullanılmadığında zaman yönetiminde çoğunlukla bir karmaşa meydana gelecektir. Sınavınız varken o tarihe bir toplantı ayarlamış olmak istemezsiniz.

Bu akşam müsaitsin değil mi? Hmm, evet :/

Hayır diyememe, kişinin istemediği ve kendisini mutsuz edeceğini bildiği bir konuda karşı tarafın talebini reddedetmesi olarak tanımlanabilir. Bu problemi pek çoğumuz zaman zaman yaşıyoruz. Haliyle bu sorun çözülmediğinde de vaktimizi büyük oranda çalıyor. Hayır diyebilmeyi öğrenmek, zaman yönetimi konusunda atılabilecek önemli adımlardan birisi.

Vaktimiz pek çok çeldirici tarafından çalınır. Sosyal medya, arkadaş ortamı, kötü alışkanlıklar, bulunulan ortam, sağlıksız koşullar bunlardan bazılarıdır. Zamanımızı sömüren bu konular kişiden kişiye farklılık gösterir. Kısa bir analiz yapıp nerelerde vakit kaybettiğinizi belirleyebilir, sonrasında bunlardan kurtulmak için bir rota çizebilirsiniz. 

Başlıkların pek çoğunun birbiriyle ilişkili olduğunu fark etmiş olabilirsiniz. Uzun aralıklarla çalışıp mola vermemek odaklanma problemi, dikkat dağınıklığı veya fiziksel ve zihinsel sağlığı kötü etkileme gibi sorunlara yol açabilir. Bu konuyu da pek çok başlıkta ayrı ayrı ele aldık.

Çalışmalar esnasında kısa aralar vermek zihni ve bedeni dinlendirme, odaklanmayı artırma gibi pozitif etkilere sahip. Çalışmalarınıza araları dahil etmeyi unutmayın.

Darius Foroux tarafından yürütülen bir araştırma, maaşlı çalışanlar günde 1-4 saat arasında erteleme oranının yaklaşık %88 olduğunu ortaya koydu. [1] Procrastination olarak isimlendirilen erteleme problemi vakit öldürücülerin ve heves düşürücülerin başında geliyor. Konuyla ilgili olarak hazırlamış olduğum yazıma şuradan ulaşabilirsiniz:

İnternet ve dijitalleşmeyle birlikte pek çok mobil/masaüstü uygulama, web sitesi doğdu. Zaman yönetimi, planlama, takvim alanlarında da yüzlerce uygulama bulabilirsiniz. Bu araçları deneyerek işlerinizi hızlandırabilir ve zaman kazanabilirsiniz.

Zaman yönetiminde doğrudan ya da dolaylı olarak yardımcı olabilecek pek çok teknik bulunuyor. Pomodoro, Kanban, Eisenhower matrisi, SWOT analizi bunlardan bazıları.

Farklı yaklaşımları gösterdiklerinden ötürü bu metotları denemeinizi ve en uygun olanları hayatınıza katmanızı tavsiye ederim.

Pomodoro ve SWOT analiziyle ilgili şu yazılarıma göz atabilirsiniz:

Her görevi üzerinize üstlenir misiniz? Cevabınız evetse yeterince vakit kaybediyorsunuz demektir. Yeri geldiğinde görevlerinizi başkalarına delege etmek vakit kazandırmakla kalmayıp odağınızı doğru işlere yönlendirmenizi sağlar.

Sağlık sorunları yaşadığınızda zamanınızın pek bir önemi kalmıyor. Tüm zamanınızı planladınız. Ancak bir hastalık geçirdiğinizde tüm planlarınız aksar, iptal olur.

Zamanınızı kazanmak, vaktinizi iyi değerlendirmek ve yönetmek istiyorsanız fiziksel ve zihinsel sağlığınıza dikkat etmeniz gerekecektir.

Zaman sahip olduğumuz en değerli varlıklardan biri. Her insanın eşit zaman dilimlerine sahip olduğunu düşündüğümüzde zamanı verimli kullanmanın ne kadar önemli olduğunu fark edebiliriz. Uzun zamandır deneme/yanılma yöntemiyle üzerinde çalıştığım zaman yönetimi konusunda tecrübelerimi, araştırmalarım dahilinde sizlerle paylaştım.

Peki sizin zaman yönetimi konusunda yaşadığınız sorunlar neler? Bu sorunlara nasıl çözümler ürettiniz? Görüşlerinizi paylaşmayı unutmayın. Yeni yazılarda görüşmek üzere.

1. https://thecreativeshour.com/procrastination-facts-and-stats/
2. Workplace Distractions Statistics 2022: Problems and Solutions | TeamStage
3. Chat GPT - Noktalama, yazım kuralları, fikir alışverişi konularında yardım alınmıştır.